68: 発注を受けるフォローアップ

ビジネスプロポッドキャスト

新規顧客が得意な方もいれば、既存顧客へのアプローチを得意とされている方がいます。そのどちらにおいても、商談をセットアップする、ということが最初の壁になるでしょう。問題は、十分なフォローアップシステムが構築されているでしょうか。ということです。多忙な営業を日々こなしている中で、複数の顧客を同時に相手しなければならない、ということは、我々営業の宿命です。商談を一つ終えると、すぐに次の商談が待っていて、提案書を書かなければならないし、会議もあって、必要書類やデータも収集しないと、とあらゆることを同時に行おうとすると、本来行われるべき適切なフォローアップを行うエネルギーと時間が無くなってしまう場合があります。その為のBIツールやCRMを導入されている会社も数多いこととは思います。よく聞くのが、結局使いきれていないんだよね…というお声です。そうなってくれば、結局アナログ方法で対応する訳ですから、自身の能力限度を超えた状況になってしまうシチュエーションが起こりうるのです。そして、適切なタイミングでのフォローができなくなり、機会を失ってしまうのです。もしかしたら、折角ネットワーク・イベントであった潜在顧客に対し、素早くフォロースルーができなかったがために、競合に機会を奪われる、ということも起こり得るのです。

こんなご経験はないでしょうか。商談をセッティングしようとして送ったメールの返信が１ヵ月後にまた日程を打診してください、というものです。ゴールデンウィーク明け、お盆明け、シルバーウィーク明け、と場合によっては2ヵ月3ヵ月後に、と会うことに否定はされないまでも先延ばしにされます。そうなってくると勤勉な我々はスケジュール帳に入れ込みます。2ヵ月3ヵ月、ところが、実際にその月を迎えてもまた先延ばし…なんてケースです。

色々な対策を持っておくことをお勧めします。まず、相手に投げられるボールをこちらで持っておくようにすることです。先延ばしにされたミーティングが更に先延ばしにされた後では、先方が我々に対して持っている印象はどんどん薄くなっていくことでしょう。代わりに面倒くさい感がましていくのです。そんな時、相手に我々の存在をプラスに思い浮かべていただけるものがあると良いでしょう。例えば、『○○さんを思い出す場面があって』というメールをお入れし、ペンなり本なり、何らかをお送りするのです。勿論メールで、お送りする旨は伝えてください。不快でなければ幸いです、といった感じです。貰った方は、もしかすると、何らかのリアクションをしなければいけないな、と感じてくださるかもしれません。先方へのお気遣いは如何でしょう。先方の状況は如何でしょうか。新製品販売開始や社内移動、ビジネスでは日々色々な変化が起きています。そんな変化を俊敏に察し、お気遣いをしてあげられたら如何でしょうか。『御社では○○のご状況と伺っております。落ち着かれたほにゃらら頃を考えておりますが、如何でしょうか』といった具体です。当然相手状況を把握しているリサーチが必要ですが、そこまでの相手フォーカスな気遣いを感謝した先方の胸に残るかもしれません。ヒントとして考えるべきは『自分だったら何をありがたく感じるか』です。それは、フォローアップの回数にも言えます。例えば私は通常、フォローアップのメールは多くて３回までと決めています。ところが、お客様によっては、こちらがどれほど根気よく待ってるかを試したい気質の方や、逆に2回先延ばしにしてバツが悪く尻込みしてしまっている方もいらっしゃいます。その場その場の状況やその方の気質にあわせて、こちらも対応を変えていかれることをお勧めします。時にはタイミング的に本当に今ではない方もいらっしゃいます。そんな方には、6ヵ月後、9ヵ月後に改めてコンタクトをとる必要もあるかもしれません。その自分へのリマインドにBIツールを取り入れ、テクノロジーとアナログを上手く組み合わせて、クライアントの心の扉をたたき続けてみましょう。