Índices, procedimientos y productividad

Ignacio de Miguel

[Publicado primero en https://ignaciodemiguel.es/indices-procedimientos-y-productividad/]

El secreto de la productividad es organizarse. La dificultad es seguir una metodología de organización que se adapte a cada uno.

Muchos cursos sobre gestión del tiempo solamente cuentan lo que no se debe hacer, o te cuentan cómo detectar las pérdidas de tiempo y productividad, pero no te cuentan las formas de organizarte para ser más productivo.

De hecho hay cursos de gestión del tiempo que son incapaces de gestionar el tiempo de forma adecuada y no comienzan ni terminan en el horario estipulado. Obviamente no es el “curso”, sino el docente el que no tiene ni idea de lo que está hablando más allá de la receta académica que no sirve para nada.

Ya hace mucho que hablé sobre las recetas (de cualquier cosa) que no sirven para nada. Fue por el 2017 y debía estar ofuscado con algún vendehumos porque fui muy contundente.

El ejemplo más claro y bastante efectista que se enseña en los cursos de gestión del tiempo es aquél en el que cada vez que tomas un papel para gestionarlo o mirarlo aunque no haces nada con él, le pintas un puntito en una esquina.

Al cabo del tiempo te das cuenta de que está lleno de puntitos y que aún no le has dado la salida que le corresponde.

Esto hoy en día es absurdo porque casi no trabajamos con papel. Pero a lo que voy, es que eso te enseña a ver tu procrastinación ante determinadas tareas, pero no soluciona tu problema de productividad.

Te voy a contar lo que a mí me sirve para mejorar la productividad: las acciones que puedes llevar a cabo, sin necesidad de grandes esfuerzos que sean el inicio de tu propio sistema para ser más productivo.

Hace muchos años me hicieron una entrevista exprés por ser emprendedor. Eso me llamaban antes, ahora soy un simple freelance.

Lo que te quería contar de esa entrevista es que una de las preguntas que me hicieron era sobre cómo gestionaba las tareas del día a día y si dormía bien o me despertaba pensando en lo que tenía que hacer al día siguiente.

Mi respuesta de aquel momento es la misma que te voy a dar hoy para que puedas empezar a organizarte y ser más productivo: escribir un índice de tareas.

Los índices

Antes de terminar mi jornada de trabajo, tomaba un papel en blanco, uno pequeño como de media cuartilla, ya usado por una cara (hay que aprovechar los recursos y no gastar papel sin necesidad).

Puedes usar una app de notas si quieres, el medio da lo mismo. Yo sigo usando papel y lápiz, no porque sea un clásico, que también, ni porque esté chapado a la antigua, que puede ser, sino porque escribir a mano es bueno.

En ese trozo de papel escribo la lista de tareas que tengo pendientes de hacer para el día siguiente y algunas que sé que no haré al día siguiente pero quiero tener presentes.

Cuando llega el día siguiente, tomo esa lista y voy ejecutando las tareas. El orden de ejecución implica una mezcla de prioridad y tiempo de ejecución. Es decir, primero las tareas urgentes e importantes, después las importantes, después el resto, intercaladas con las de rápida ejecución aunque no sean de gran importancia.

Lo de hacer tareas no importantes que son de rápida ejecución libera muchas neuronas para dedicarlas a lo importante, por eso se cuelan estas tareas antes que otras.

Otra cosa que debo aclarar es que yo no creo que haya tareas urgentes. Hay tareas urgentes e importantes a la vez, pero marcar una tarea como urgente si no es importante no me cabe en la cabeza. Esto da para una larga discusión que será para otra ocasión.

Resumiendo, mi sugerencia es que hagas un índice de tareas y de cada tarea si es complicada, otro índice de acciones para esa tarea. Si la tarea es compleja lo que requiere es dedicarle un rato a pensar antes de ejecutar.

Los procedimientos

Del índice podemos pasar a los procedimientos.

Cuando tenemos tareas que requieren varios pasos en orden e incluso involucrando a diferentes personas, lo mejor es crear un procedimiento de trabajo.

Por un lado no nos olvidaremos de ningún paso, nos aseguramos de que las acciones se ejecutan en el orden adecuado y aceleramos la toma de decisiones sobre la tarea de acuerdo con el procedimiento.

Todos los procedimientos deben revisarse para ser optimizados cada cierto tiempo. Los procedimientos ahorran mucho tiempo, es la forma de crear una «cadena de montaje» para ejecutar una tarea.

Toma lo de la cadena de montaje en sus aspectos positivos de precisión, replicación, velocidad y escalado.

Sobre esto también habría mucho que contar como cuellos de botella, variables de medición, mejora continua, delegación de tareas y escalabilidad, etc. Eso tal vez otro día.

Al trabajar de esta forma ahorramos tiempo en transiciones entre tareas, no tenemos que dedicarle tiempo a repasar lo que nos queda pendiente y si seguimos un protocolo ganamos tiempo al revisar la tarea.

Mentalmente tenemos menos presión ante que se nos olvide alguna cosa, y eso siempre mejora nuestra concentración y ejecución, es decir, somos más productivos.

Esta es mi receta de hoy. Uy, perdón, que las recetas no sirven para nada.

Quería decir que esto es lo que a mí me funciona y tú puedes probar para mejorar en la productividad diaria.

Espero que te haya resultado interesante, si no estás de acuerdo házmelo saber y te espero en el próximo contenido.

Hasta pronto,

Ignacio de Miguel

ignaciodemiguel.es