正確的「一心多用」反而事半功倍!賈伯斯、祖克柏的高效時間管理術

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今天來跟大家聊聊「一心多用」。大家應該聽過不少科學研究說,同時做很多事情,反而會讓工作效率降低吧?
例如,你邊聊天邊回客戶email,一定是事倍功半、分心到不行。
可是,你有想過這是因為你沒有「正確的一心多用」,所以導致才沒辦法達到加乘、而是相減的效果嗎?
跟大家分享,蘋果的創辦人賈伯斯和臉書的創辦人祖克柏就是這部分的高手。他們最常做的事,就是散步會議,也就是邊走路邊聊公事。
邊走邊聊比坐下來開會更有效?
乍聽之下,很可能會忍不住懷疑他們這樣的行為只是噱頭,但其實,他們不只真的打破一般外界對於會議就是「一群人坐下來、待在同個會議室裡」的想像,根據健身專家做的研究報告也指出,人們的專注力和生產力的確會因為輕度的運動提高,這個輕度指的就是像站起來走動、或緩慢地散步這樣的程度而已,因為光是這樣,就能微幅增加心跳數,讓更多的氧氣送到腦部,所以你的思考能力就會提升。
另外,有時候想拉近跟重要客戶和合作夥伴的關係,比起正式 booking 一個時間開會討論正事,聰明的領導者或高階經理人其實會把飯局跟開會合併,變成一個午餐會議,這樣的效果是,餐會是氣氛相對放鬆的場合,加上吃飯你本來就不用太專心,你可以專注在聊天交流、或看對方提供的資料,那在比較放鬆甚至有點鬆懈的情況下,比較有機會拉近距離,那這更容易達成共識。而且,如果午餐時間就能決定大致的合作方向,那雙方下午各自回公司就能立刻下達指示,或做更進一步的細節確認,那這麼一來,案子的推進,其實反而會更有效率。
重新回到專心狀態,要花 23 分鐘!
不過,最後還是要提醒一下大家,如果你沒有想清楚,現在要同時做不只一件事的目的是什麼的話,因為一時分心造成的進度影響,是非常大的。
根據美國商業雜誌《Fast company》提供的研究結果就顯示,在你中斷手上工作之後,要再回到原本的工作,重新回到專心的狀態,平均需要花 23 分 15 秒,那大家可以自己默默在心裡試算看看,無論是你自己不小心分心,還是被同事、主管一通電話突然叫走,你一天會被打斷幾次工作?這換算下來應該是蠻可觀的數字吧!
所以,有時候正在心流狀態或不想被打擾時,除非是例行性、被排定這時間要做的事情、要開的會,或真的有十萬火急的事情需要立刻處理,其實你是完全可以基於進度考量,請同事等一下,或跟主管說,手上事情大概再多久會告一段落,晚點會主動去找他,千萬不要就這樣毫無意識地,任憑大家把你的工作節奏打亂,因為最後,苦的是自己。
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