ep52. TOYOTA。会議が「30分で終わる」。超合理的な理由

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日本自動車販売協会連合会統計今年2月汽車銷售排名,前十大暢銷車有8個都是Toyota 旗下車款,穩定的呈現「TOYOTAの一人勝ち」態樣!
Toyota可說是堪稱可做為日本代表性的公司之一,它的「TPS, 豐田式生產管理, Toyota Production System」,是管理學院的必讀。
雖然不是最好最棒的車,但卻是最受消費者青睞,它的強大的銷售通路和維修能量,也都是大家有目共睹的。除了公司在產品設計、行銷業務能力的優勢之外,Toyota有特別的內部溝通文化。
比方說,「会議は30分!」
*資料來源:東洋経済online, 2021/04/13報導*
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例句一:
2021年2月の登録車販売台数順位(乗用車ブランド通称名別順位)では、トップ10のうち8車種をトヨタ車が占めました。最近はこの傾向が完全に定着しており、まさに「トヨタの一人勝ち」と言える状況です。なぜトヨタはここまで強いのか。
例句二:
日本の会社では、会議や打ち合わせの所要時間として「1時間」を設定する場合が多いと思います。しかし実際には、ほとんどの会議は30分で終わらせることが可能です。
最初から会議の所要時間を1時間と設定してしまうと、参加者は当然、その会議は1時間かかるものと思ってやってきます。本来なら30分で終わらせられる内容であっても、わざわざ1時間かけて会議をすることになるのです。これでは、後半の30分が無駄。
◍打ち合わせ:meeting //安排、會談
例句三:
30分あれば、新幹線なら名古屋から京都まで行けてしまいます。企画書なら2、3枚は書けるでしょうし、対外的なちょっとフォーマルなメールを1通書くこともできます。それだけの時間を会議のたびに無駄にしていたら、年間ではすさまじい量の時間の浪費につながるでしょう。
◍フォーマル:formal //正式的
例句四:
会議や打ち合わせの基本設定を1時間から30分に変えるだけで、年間の6分の1の労働時間を別の仕事に充てられるようになります。ここに意識を向けないのは本当にもったいないですし、知ったうえで放置していたとしたら、まさに「生産性の低い給与泥棒」になってしまうでしょう。
こうした事態を避けるためか、トヨタでは特別な場合を除いて、会議や打ち合わせは原則として30分で設定するよう口うるさく指導されていました。
◍給与泥棒: //薪水小偷
◍口うるさい: //嘮叨、囉唆、碎念
例句五:
このように設定すると、時間が限られているという意識が参加者全員に共有されるため、余計な世間話などしていられません。会議が始まるやいなや、すぐに議題の確認と本質的な議論へと移ります。
とはいえ、議論が白熱すれば30分では時間が足りなくなることもあります。その場合には、必要な分数だけ延長することもよくありました。ただしそれも30分までで、それ以上に時間がかかりそうなときには、別の会議を設定する、という形で運用されていました。
会議をきっちりと30分で終えるためには、事前の準備が必要です。たとえば、関係者には前もって、その会議で何を話し合うのか「議題(アジェンダ)」を周知しないといけません。


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