明明想法很多、準備充足,會議上卻變啞巴?研究發現:發言頻率跟社會壓力承受度有關

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你會不會常常覺得,開會都是固定那幾個人在發言,尤其是老闆或主管剛講完自己看法的時候,通常會先陷入一陣沉默,接著就會開始出現有人附和老闆的看法,那最終就會在一片祥和之中,慢慢導向愈來愈一致的結論。
可是,你都不會懷疑嗎?難道真的大家都往同個方向想嗎?我可不這麼認為。
這個現象,其實我自己蠻有感觸的,因為我是比較容易緊張的人,在我剛踏入職場的時候,對於在公開場合例如開會站起來發言,尤其是要當眾提出不同觀點甚至不認同的看法時,是會有恐懼的。
為了跨出這一步,我還曾經為了可以在會議中,可以提出有建設性的建議,在事前查找了很多有用資訊,提前把補充資料都準備好,甚至還默默寫了類似講稿的東西,但就因為在會議上,查覺到老闆或其他同事講的意見跟我想得相反,我瞬間打退堂鼓,即使在剛剛的討論過程中還有重要的發現,也決定乾脆不要講了,我很怕我會自討苦吃,所以反而變得比別人都更安靜。
研究發現:社會地位高、有自信的人,發言頻率較高
《破解團體迷思》這本書就有針對這個現象做分析,他們發現,社會地位高或是對自己看法有信心的群體成員,發言的機率會比較高,而地位低的團隊成員,包含教育程度低、甚至光是性別是女性,在團體裡的影響力就明顯比較小,這些無論是頭銜、地位還是背景條件看起來比較弱勢的人,會選擇沉默的主要原因,就是社會壓力。
舉例來說,他們本身已經對自己比較沒有自信了,可能就會想說,如果只有我持反對意見,會不會被討厭?會不會敗壞我的名聲或因此受到懲罰?
這也是為什麼公司或社會上常常會有極少數人知道的隱藏檔案跟祕密,可能很久很久以後才會重見天日,原因就是,握有這些重要而且特殊資訊的人,不願意承擔被人排擠的風險,所以提不起勇氣站出來,揭露這些被視為不討好或可能會危害到自己的資訊。
可是,既然這已經是不爭的事實,要怎麼樣才能鼓勵大家發言,擁抱多元觀點,讓每個人獲得的資訊更對稱呢?
如果你現在是基層員工,你可能會覺得,這干我什麼事?但我換個方式說好了,無論你現在身分是主管、領導者還是只是一般工作者,你總有機會要主持會議,或者會因為一場會議的結論,影響到自己專案甚至整個工作的發展吧?
那你就不能不知道,可以幫助資訊被揭露,讓討論更有實質意義和價值的方式,而不是一群人把時間耗在那,開一個注定結論會跟老闆想法看齊的會議。
主管可以發問,但不要急著表態
最簡單的做法,就是反其道而行,盡量讓頭銜高、能力強的人發問、參與討論就好,提醒他們不要急著表態。
畢竟,就像我剛說的,地位更高或能力比較強的人,比較不會受到這種在意他人臉色的社會壓力影響,而且這種人,就算遇到大家意見跟自己相反時,也會因為覺得「我的答案應該才是最重要的吧」這種想法,會非常願意說出來跟大家分享。
所以這種時候,重點就是,要在這群人表態前,先讓另一邊、容易選擇沉默的與會者發言。
那懂得營造氣氛的主管,就會知道,比起得到正確而且有洞見的回應,鼓勵發言、刺激不同看法才是第一優先要做的事。
事前安排暗樁,促進多元觀點發展
所以一個是,主管可以在事前找一個反應比較快的同事當暗樁,負責唱反調,讓他在大家討論方向朝向一致的時候,趕快跳出來提出一個相反的論點,推著大家把反方意見也納入考量,進行更深入的討論。
這時候,主管也不能閒著,要出聲肯定提出相反論點的人,因為有些不敢發表意見的同事,可能就是在觀察,這些抱持反對意見的人,下場是什麼?如果當他發現這樣的行為不會被討厭,反而會獲得讚賞的話,就有機會鼓勵更多人提出自己的想法。
當然,有時候可能你不管怎麼努力,大家就還是死氣沉沉,而且,如果你點名,大家更支支吾吾,不敢發言,那很可能是另一種狀況,就是大家只有私底下或你不在場的時候,會有很多想法甚至激發千奇百怪的點子,但在開會、而且你出現的時候,就會變啞巴。
這可能是他們太怕自己會被針對,或太不確定自己的看法會引發正面還是負面回應,所以像是這種員工在公開場合不想用自己名義發表意見的話,你也可以設計匿名回覆、匿名投票的機制,或刻意不出席 Brainstorming(腦力激盪)的場合,請一位員工代為紀錄跟回報結果,雖然這種做法,事後整理起來比較費工,但至少比較有機會守護住員工真實的聲音。
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