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EP20｜一份好的會議文件，讓原訂 1 小時的會議只要 30 分鐘就結束 #MotivatedSequence
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今天的內容主要談「會議文件，節省超過 50% 的會議時間（也可以避免不必要的會議）」。本集由馬克主講，「我在 10 月的時候，經歷了一場刻骨銘心的戰友離別。
身邊幾位戰友真的是會議文件準備的翹楚。他們讓原訂 60mins 的會議時間，總能在 30-40min 內進入結論。」
市面上有許多開會技巧教學的課程、文章、指引等等，尤其最常聽到的就是 Amazon 開會文化－閱讀備忘錄，而不是依賴 PPT。
❚ 跳脫 PPT、簡報形式，讓會議從事前準備就開始提升效率：
- 內部習慣的文件形式：雲端、紙本、位置、軟體。
- 明確的文件目的：為什麼會有這份文件？為了什麼主題？這場會議將解決/討論什麼議題？
- 有邏輯的會議引導：將討論環節、決策環節，明確標示於會議文件。
「如果用一頁 A4 紙都講不清楚的話，那你不用來找我了。」
❚ 會議時間寶貴，你我他的時間都寶貴
- 整理資料，也有資訊，但沒有 Insights。
- 整理資料，有了資訊，也有了 Insights。
- 有了可行解決方案。
- 確保讓與會者都帶上自己的解決方案
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